Kreativität und Management statt alltägliches Chaos

So werden Agenturen effizienter und wettbewerbsfähiger

Nürnberg (pts010/27.11.2008/09:30) Effizienz, Routine und Projektmanagement: Effiziente Organisationsstrukturen und professionelles Projektmanagement steigern die Wettbewerbsfähigkeit von Agenturen und senken die Kosten um bis zu 20 Prozent. Das belegen aktuelle Beratungsprojekte von Unternehmensberater Klaus Petersen.

Die Kommunikationsbranche ist gekennzeichnet von drei Tendenzen:
* die wachsende Anzahl von Medien- und Kommunikationskanälen,
* stark segmentierte Zielgruppen und die Vielzahl von Spezialdienstleistern
* straffe Vorgaben im Marketing zum Kostenmanagement.

Diese Phänomene erfordern von Kreativ-Dienstleistern und Agenturen auf der einen Seite höchste Flexibilität und Transparenz gegenüber ihren Auftraggebern sowie auf der anderen Seite Kreativität bei höchst komplexen Anforderungen. Das bedeutet Abschied vom gewohnten Chaos in der Agentur und die Einführung von neuen standardisierten Prozessen.

Diese Anforderung verstünden Kreative und Agenturen leider viel zu häufig als Anschlag auf ihre kreative Freiheit, einer Kultur der genialen Ideen und Spontaneität, so der Nürnberger Berater Klaus Petersen. Kreative und freie Denker wehrten sich gegen Standardisierung und straffes Ressourcen-Management. Er hält mit Erfolgen seiner Beratungsprojekte dagegen: "Kreativität und Controlling müssen nicht im Widerspruch stehen. Bei der richtigen Strategie ist genau das Gegenteil der Fall. Neu geschaffene Freiräume und der Abbau von überflüssigen Abstimmungsprozessen schaffen sogar mehr Freiräume und fördern die Stärken der einzelnen Mitarbeiter", sagt Petersen, der sich auf die Optimierung von Prozessen und Projekten In der Medien- und Werbebranche spezialisiert hat.

Entscheidender Erfolgsfaktor für Agenturen ist eine prozessoptimierte und kosteneffiziente Anpassung der kreativen Dienstleistung zur Bewältigung der komplexen Anforderungen der Auftraggeber und Werbepartner. Kunden fordern mehr denn je von ihnen, nicht nur kreative Ideen oder die Abwicklung von "Jobs", sondern bezahlbare, innovative und besonders crossmediale Leistungen und Produkte, Beratung im Sinne von Consulting und vor allem nachweisbare Erfolge.

Häufigste Schwachpunkte der Agenturen sind, so Petersen, nicht ausreichend definierte bzw. nicht gesteuerte interne Prozesse. Diese müssen klar und strukturiert auf die zu erbringenden Leistungen und Produkte abgestimmt sein und die Grundlage für die Abwicklung von Projekten sein. Kunden und Mitarbeiter, auch die Führungskräfte, erleben täglich, wie es zu zusätzlichen, nicht sinnvollen bzw. ungeplanten Aufwänden bei der Abwicklung von Projekten kommt.

Aufgrund von Erfahrungen aus Projekten in Agenturen liegt der Optimierungseffekt bei Projekten, die auf der Basis klar definierter Prozesse (Akquisition, Konzeption und Produktion) durchgeführt werden, bei bis zu 20 Prozent des Budgets.

Organisation betrifft alle Mitarbeiter

Signifikante Optimierungseffekte können so durch optimierte Prozesse erzielt werden, die sich durch geringere "Leerleistungen", hohe Geschwindigkeit und Qualität, verlässliche Ergebnisse und hohe Zufriedenheit der Mitarbeiter auszeichnen. Agenturen sollten eine Organisation mit klaren Verantwortlichkeiten aufbauen. Dadurch werden Organisationsformen "rund um eine Person" vermieden, die in der Regel nur zu einer Agentur in einer Agentur führt.

Es gilt das Prinzip: "Optimierte Prozesse sind die Grundlage für alle Aktivitäten und Abläufe einer Agentur". Projektmanagement in einer Agentur setzt darauf auf und wickelt konkrete Projekte einheitlich ab, so Berater Klaus Petersen.

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